Lagkassan: regler, rättvis fördelning och så fyller ni den

Lagkassan är det som gör cupen, lägret och de nya matchställen möjliga. Men den väcker tre frågor som är lätta att skjuta på: vem äger pengarna, hur blir det rättvist när en familj säljer trettio produkter och en annan tre, och vad händer när någon byter klubb?

Vad är en lagkassa - och vem äger pengarna?

En lagkassa är pengar ett enskilt lag samlar in till sin egen verksamhet: cupavgifter, träningsläger, matchställ, material och lagaktiviteter. I praktiken sköts den av en lagledare, en kassör eller en föräldrarepresentant.

Formellt är pengarna däremot en del av föreningens tillgångar och ska bokföras som sådana. Styrelsen ansvarar för medlen även när det är en föräldragrupp som håller i dem. Två praktiska följder: kassan tillhör laget och inte den enskilda spelaren, och det är hos styrelsen ni stämmer av hur den ska hanteras.

Den här guiden handlar om praktiken. Gränserna för moms, bokföring och kassaregister finns i guiden om reglerna när en idrottsförening vill sälja produkter - läs den innan ni drar igång något större.

Så sätter ni upp lagkassan

1. Stäm av med styrelsen så att den vet att laget samlar in, och hur det ska bokföras. Börja med ett kort mejl.
2. Lägg pengarna där de hör hemma. De bör inte ligga på en privatpersons konto. Fråga kassören hur er förening löser det, till exempel med ett underkonto.
3. Vi föreslår att två personer delar på det: en håller i kassan, en har insyn.
4. Skriv ner syftet i en rad: lagkassan går till cup och träningsläger för P12 de kommande två säsongerna.
5. Redovisa återkommande. En enkel sammanställning av in och ut, en till två gånger per termin, delad skriftligt med föräldrarna.

Rättvis fördelning när familjer säljer olika mycket

Den här frågan har inget matematiskt svar. Familjer har olika ekonomi, olika nätverk och olika inställning till att sälja. Här är två modeller att välja mellan.

Gemensam pott

Allt som säljs går in i lagkassan och alla får samma sak: cupen, lägret, matchstället. Rättvisan ligger i att alla haft samma chans och att upplägget var tydligt från start. Modellen gör det också möjligt för en familj som inte kan bidra att vara med.

Individuell registrering

Försäljningen följs upp per spelare, och den som sålt mer får en större del av sin kostnad täckt. Det kan låta rättvist, men gör familjernas förutsättningar synliga för hela laget. Underlaget finns om ni ändå vill: varje säljare ser sina sålda produkter och sin förtjänst i säljkontot.

Vi rekommenderar gemensam pott, och att målet formuleras för laget i stället för som en kvot per spelare: lagets mål är X, och alla bidrar efter förmåga. Individuella andelar har dessutom en gräns: pengarna är föreningens, så den som slutar tar inte med sig sin del oavsett hur mycket hen sålt.

När någon lämnar laget

Bestäm det innan det händer. Pengarna följer laget, inte spelaren. Läggs laget ned eller slås ihop avgör styrelsen vart de går. Skriv in båda fallen i samma rad som syftet.

Vad lagkassan ska räcka till

Vanliga poster är cupavgifter, träningsläger, matchställ och lagaktiviteter. Vad de kostar och vad pengarna går till i praktiken står på sidan om att tjäna pengar till laget.

Vad en resa landar på beror på avstånd, nätter och boende. Ungefärliga kostnader per person finns i guiden om populäraste orterna för resa med laget.

Så fyller ni lagkassan utan att någon ligger ute med pengar

En vanlig väg är en gemensam försäljning. Det avgörande är inte bara hur mycket ni tjänar per produkt, utan att ingen familj behöver betala något i förskott.

• Ni beställer bara det som faktiskt sålts. Inga minimivolymer, inga osålda lådor kvar i förrådet.
• Frakten är fri oavsett volym.
• Fakturan kommer efter leverans med 30 dagars kredittid, och förtjänsten är redan avdragen. Ni hinner ta betalt av köparna först.
• Förtjänsten per produkt stiger med lagets totala volym, upp till 100 kr per produkt. Exakta siffror per produkt och nivå står i förtjänsttabellen på produktsidan.
• Fyra till sex veckors säljperiod är oftast lagom, och leveransen sker inom 14 dagar.

Flera lag i samma förening kan slå ihop sin försäljning för att nå en högre förtjänstnivå. Hela flödet finns på så fungerar det, knepen i försäljningstips och kalkylatorn på sidan om att tjäna pengar till laget.

Vi har sålt i 3 omgångar och kommer med stor sannolikhet sälja igen. Framförallt parmesanen är väldigt lättsåld och uppskattad, men att döma av beställningarna på även övriga produkter så är också dessa intressanta för köparna.

Emma - Hammarby IF Handboll F10

Vilken sorts vara passar en lagförsäljning?

Ingen kategori vinner på alla punkter. Väg det som går att beskriva objektivt.

Vårt sortiment - parmesan, Grana Padano, olivolja, risotto och marmelad - ligger tungt på förbrukningsvara, lång hållbarhet och låg förklaringströskel. Det som talar emot är lika enkelt att säga: osten är en kylvara, och minsta bit är 500 gram, alltså ett större köp per kund än en småvara. Vill ni sälja till samma köpare igen nästa säsong hamnar mat på rätt sida av vågen. Behöver ni lägsta möjliga tröskel per köpare gör den inte det.

Checklista före säljstart

• Styrelsen är informerad och vet hur pengarna bokförs.
• Kassan ligger inte på en privatpersons konto, och två personer har insyn.
• Syftet står skrivet i en rad som alla föräldrar sett.
• Fördelningsmodellen är bestämd och kommunicerad före säljstart.
• Det är tydligt att ingen behöver betala något i förskott.

Sätt ramarna först, pengarna sedan

En lagkassa som fungerar bygger på två saker: att pengarna hanteras ordentligt och att ingen familj känner sig utpekad. Sätt ramarna först, välj sedan ett upplägg där laget bara beställer det som sålts. Skicka in en intresseanmälan så hjälper vi er igång.